社会人になり月日が経つと、慣れも手伝ってあまり気にも留めなくなるのが「名刺交換」。ビジネスに携わる人にとってはあまりにも日常すぎるシーンですよね。だからこそ、こんなお悩みありませんか。
- 自分のマナーが合っているか不安
- 複数人と交換したあとどうしたらいいかわからない
- 指摘される前に身に着けたい
大抵の方は「まずまずはできていると思う」に留まり、100点満点と自信を持って言えるマナー講師のような方は少ないのではないでしょうか。ですので、ビジネスマナーを叩き込まれている新人さんたち、安心してください。先輩たちも、相手に失礼のない対応は身につけてはいるけども、場合によっては「こういう時、どうすればいいんだ？」と思うこともあるのです。
そこで「名刺交換」の時に注意したい6つのポイントをご紹介。改めて己のマナーを振り返るのもよし、これから社会人になる準備に利用するのもよし、部下にマナーを教えるポイントとしてメモするのもよしです。
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ポイント① 事前準備はしっかりしておく
よく言われるのは「人の第一印象は３秒で決まる」というもの。この「3秒」というのは視覚に捉えたイメージで既に相手を判断してしまうということ。「なんかキレイな人だな」「カッコよくてシュッとしているな」「風格があってベテランさんって感じだな」など相手に好印象を持ってもらえるよう、日頃から身なりを整えておくことは重要ですよね。
しかし、そのあとに「名刺」を渡すのにもたついてしまった、そもそも「名刺」を忘れた、もしくは切らしていたなど、せっかくの好印象を台無しにしてしまってはもったいない話。とくにここからビジネスをスタートさせようというタイミングで躓いてしまうのは、そのあとのプレゼンや交渉がいくら相手にとって有益なものであっても、あまり良い印象を残せなくなってしまいます。
そこで事前に準備や確認をしておきたいポイントが以下になります。
- 名刺の枚数は事前に確認。職種にもよりますが常に10～20枚ほど名刺入れに入れておくのがベスト。
- カバンの奥に入っている名刺入れは手元に出しておく。名刺入れを手に持った状態で訪問するのもあり。
- 「名刺を忘れた！」という万が一に備え、鞄や手帳などに数枚の予備を入れておく、後々救われることがあり。
ポイント② 「名刺交換」の基本マナーは身につける
先方のオフィスを訪問しました。受付の方が奥に案内してくださり、しばらくすると担当の方が現れます。さあ、「名刺交換」の出番です。ソファから立ち上がり、テーブルなどを挟まない状態で「名刺入れ」から「名刺」を取り出し、「〇〇会社の△△です」と挨拶をしながら名刺を差し出す。相手も名刺を差し出してきたので、右手で差し出し左手で受け取り、「頂戴いたします」と頂いた名刺を両手で添える。
営業職など普段から「名刺」をビジネスツールとして使っている人からすると、ごくごく基本的な動作ですよね。「新人研修じゃないんだから、それぐらいわかってるよ」と突っ込まれそうな感じもします。ですが、念のために下記の動画を見てみてください。
動画で紹介されているのは「名刺交換」の基本マナーになります。この中で、知らず知らずのうちについうっかりやってしまいがちなことを、動画内ではしっかりとやらずに「名刺交換」をしています。基本動作ですので、この流れができていれば、ひとまず合格点ではあるのですが、下記のポイントを抑えるだけで、見るところまで見る人にも好印象を残すことができますよ。
- 差し出す時に名刺の上側を持つとたたきつけるような印象を与えるので角や側を持つようにしましょう。
- 受け取る時に相手の名前や会社のロゴ・写真などに指を置かないようにしましょう。失礼にあたります。
- 受け取った後に指を動かすと落ち着かない印象を与えます。両手で添えたまま一言二言会話を交えましょう。
ポイント③ 複数名での「名刺交換」は目上の人から順番に行う
上司に同行、部下を連れて訪問、もしくは相手先が複数名であった場合など、「名刺交換」には１対１ではないシチュエーションもあります。
まずは相手が複数名だった場合、その都度、一枚一枚名刺入れから取り出していては時間がかかってしまいますので、大体の人数分の「名刺」を取り出したら「名刺入れ」の上に重ねておき、そこから一枚ずつ相手に渡していきましょう。受け取った相手の「名刺」は「名刺入れ」の下にそっと添えておきます。決して、自分の「名刺」と重ねてはいけません。
お互いに複数名での「名刺交換」になった場合は役職の高い方から順番に行っていきます。例えば、上司に同行した場合、まずは上司から「名刺交換」を行っていきます。相手も複数名でしたら、上司同士が初めに「名刺交換」を行い、そのあと部下同士が「名刺交換」を行います。その後、お互いの上司と部下が「名刺交換」を行うという流れ。決して、上司を差し置いて出しゃばらないようにしましょう。
- 基本は目上の人から「名刺交換」を行うのがルール。
- 相手が複数名で役職がわかりづらい時は、部屋に入る順番や相手の話し方、紹介される順番などに気配りしましょう。
- 普段から「名刺」を余分に準備しておくことで、急な複数名での「名刺交換」にも対応ができますよ。
ポイント④ 机の上に並べる「名刺」は相手の席順に合わせる
「名刺交換」を済ませ着座をしたら、頂いた「名刺」は自分から見て左斜め前（上座）に置くのが基本。その際に「名刺」を直接テーブルの上に置いてはいけません。自分の「名刺入れ」を座布団代わりに敷いて、その上に相手の「名刺」を載せましょう。書類などが広がって「名刺」を置くスペースがないという場合、軽く断りをいれてから「名刺入れ」に仕舞うようにします。乱雑な書類の上に相手の「名刺」を置くなんていう失礼極まりないことは、もちろんやってはいけません。
複数名で「名刺交換」をした場合、その「名刺」の並べ方には諸説ありますが、ここではスマートに見える仕草を紹介します。相手が２人や３人の場合、相手の席順に合わせて「名刺」を並べます。この時に「名刺入れ」の上に役職の高い方を載せたくなりますが、相手が２人の場合はあえて差を付けずに直接テーブルの上に席順で並べるのがおすすめです。相手が３人で明らかに役職の高い方が同席される場合は、その方を「名刺入れ」の上に載せ、一番左側の上座に配置するのがスマートです。
- 「名刺入れ」の上に２枚並べて置くスタイルもありますが、無理をしてバランスを取る必要は全くありません。
- 頂いた「名刺」を右に置いてしまいがち。相手を格下に見ているという意味になるので気をつけましょう。
- 複数名から頂いた「名刺」を重ねてしまうのは一番失礼に当たります。キレイに並べるよう心がけましょう。
ポイント⑤ 頂いた「名刺」は相手が仕舞った後に仕舞う
頂いた「名刺」を打合せなどの最中に仕舞うというのは明らかなマナー違反になります。とは言え、テーブルの上に資料が多くなってしまったり、頂いた名刺の数が多すぎたりという場合など、致し方ないケースもレアですが出てきます。そんな場合は、相手に一言「納めさせて頂きます」など断りを入れてから「名刺入れ」に仕舞うようにします。何も言わずに片づけてしまうのは、打合せを途中で放棄する行為に等しいですので、絶対にやめましょう。
打合せが終わり、帰り支度を始める時も「名刺」から片づけ始めてはいけません。資料や書類などを片づけ、相手が自分の「名刺」を仕舞うのを見届けてから、最後に仕舞うようにします。
- 「名刺」は相手の分身。大切に扱う意識を持ちましょう。
ポイント⑥ 「名刺がない！」という時は素直に謝罪する
重要な商談であったり、あらかじめスケジュールが決まっているイベントであったり、そういったことに対しての事前準備というのは小まめに行うもの。困るのは急な来客や打合せなど、もともと予定になかった事が起きた時です。
「名刺」を切らしてしまった、もしくは「名刺」を忘れてしまった。そんな状態のまま「名刺交換」になってしまった場合、まずは素直に謝罪をしましょう。「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしておりまして」と。ここで気をつけたいのは、素直に謝罪をするからといって「名刺を忘れました」というのは禁句です。社交辞令とわかっていても、ここは「切らしてしまいました」と謝罪をするのが大人のマナーです。
そんな状態で相手の名刺を受け取った後は、商談などに支障が出ないように「社名」「部署名」「氏名」などをちゃんと口頭で伝えます。そして、帰社後に名刺を郵送するのもいいですし、今では名刺アプリもありますので、クラウドやメールなどで連絡を取り登録をするなど、事後処理をしっかり行うようにしましょう。
- 「名刺」を忘れたからといって会社に取りに戻ったりするのは、相手を待たせることになるのでNG。
まとめ
新人時代のドキドキ感も忘れて、「はいはい」と挨拶と名刺交換がない交ぜになることも多くなると、いざという時のマナー対応もおろそかになりがちです。たまには初心に帰る気持ちで、しっかりと相手を敬う気持ちに意識を向けるのもいいかもしれませんね。
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