最近では、名刺の管理にツールを使用している人も少なくありません。   データをまとめることが出来るので、数多く溜まってしまった名刺の管理も楽になります。 そんな、名刺管理ツールを使うメリットとデメリットについてまとめてみました。    

名刺管理ツールを使うメリット

◇ 名刺情報をデータ化するため、場所をとらない ◇
名刺管理ツールを使用すると、札束のように増え続ける名刺をデータ化できるため、場所をとらないというメリットがあります。

 

デスク上もスッキリし、溜まった名刺を引き出しの奥に収納するなどして整理できます。

 

 

◇ 名刺を失くしても安心 ◇
紙媒体の名刺を管理していると、思わず「失くしてしまった・・・」ということが多々あります。

名刺管理ツールにデータとして入れておくと、名刺を失くしてしまった場合などにも情報を紛失しなくて済みます。

 

 

◇ 名刺情報を見つけやすい ◇
名刺管理ツールを使用すると、全ての名刺情報がデータ化されているので、探している名刺を見つけるのも簡単です。

 

検索なども使用できるので、必要なときに必要な情報を見つけることが出来るというメリットがあります。

 

 

◇ 持ち歩きも楽チン ◇
たくさんの名刺が入っている名刺ファイリングなどは重たくて持ち歩けません。
その都度、必要な名刺を持って歩くのとは別に、名刺管理ツールはデータとして入っているので、軽くて小さく持ち運びも簡単に出来ます。

 

特に、営業の方などは出先で必要になることも多いので、重宝するのではないでしょうか。

 

 

名刺管理ツールを使うデメリット

◇ コストがかかる ◇

名刺管理ts-ルは安いソフトだと1000円くらいのものもありますが、平均的には、1万円~2万円くらいします。

 

また、名刺をスキャンする機器や名刺管理電子機器も1万円~3万円くらいのコストがかかってしまいます。

 

◇ 名刺のデータ化に手間がかかる ◇
名刺管理ツールを使用する時には、名刺に記載されている会社名や役職、氏名などの情報をデータ化するため、方法によっては手間がかかることがあります。

 

自動的にデータ化できる簡略化されたツールなどもあるのでマチマチですが、この手間がわずらわしい方にはデメリットとなることもあります。

 

 

まとめ

名刺管理ツールを使うメリットとデメリットについてご紹介致しました。
デメリットも記載させていただきましたが、名刺管理ツールには様々なメリットがあります。

 

便利な機能を搭載しているものも多くあるので、名刺管理の方法として是非、名刺管理ツールを使用してみて下さい。

 

 

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